こんにちは。
当サイト「私立さつきや図書館」管理人さつきやです。
突然ですが、この度、さつきやはハンドメイド販売用に利用するバーチャルオフィスを変えることにしました。
今回さつきやが変更先として選んだのは「バーチャルオフィス1」というサービスです。
せっかくですので、申し込みから利用開始までの流れを体験レポートとしてまとめてみようと思います。
バーチャルオフィスの利用に興味のあるハンドメイド作家さんはぜひご参考までにお付き合いください。
2年間利用した【DMMバーチャルオフィス】について
今回、バーチャルオフィス1にサービスを変更する前に、【DMMバーチャルオフィス】という会社を2年ほど利用しました。
まずは、お世話になったDMMバーチャルオフィスについてもご紹介します。
なぜバーチャルオフィス会社を変更しようと思ったのか、理由も一緒に説明させていただければと思います。
DMMバーチャルオフィスとは
「DMMバーチャルオフィス」は、オンラインサービスを幅広く展開する大手企業「DMM.com」が運営するバーチャルオフィス・サービスです。
利用できるサービスの範囲に応じて、2種類のプランから選んで申し込めます。
さつきやは、ミニマムプランを利用していました。
ネットでのハンドメイド販売をするうえで必要な機能は充分備わっており、月額660円の料金は非常に魅力的でした。
詳細なサービス内容は省略しますが、さつきやがミニマムプランを選んだ理由を簡単にまとめるとこのようになります。
【DMMバーチャルオフィス ミニマムプランを選んだ理由】
⇩ ⇩
・月額660円（年契約・一括前払い）と手頃な料金設定
・ネット販売に最低限必要な機能が揃っている
⇒ 充分ミニマムプランのサービスで販売活動ができる！
実際、ハンドメイド作品のネット販売をするうえでDMMバーチャルオフィスの機能に不足は一切感じませんでした。
料金もバーチャルオフィス・サービスとしてはミニマムプランはとても手頃な価格設定です。
個人活動のハンドメイド作家さんが、まず利用してみるバーチャルオフィスとしておすすめです。
バーチャルオフィス会社を変える理由
まったく不満がなかったのに、なぜバーチャルオフィス会社を変更しようと思ったのか。
それは、Web掲載用の住所が欲しかったからです。
さつきやはminne・Creemaなどのサイトでアクセサリーパーツやそのパーツを使ったハンドメイド作品を販売しております。
そのかたわら、当ブログサイト「私立さつきや図書館」を運営したり、そのほかにもハンドメイドに関して挑戦してみたいことが色々あります。
そんな中で、Webや名刺で心置きなく使える住所があったほうが安心して活動できるなと感じるようになりました。
DMMバーチャルオフィスの場合、ミニマムプランではHPや名刺などの住所掲載はNGです。
活動の場を広げる中で、どの場面でも掲載して良い住所があったほうが今後、気が楽だと感じました。
DMMバーチャルオフィスのミニマムプランでは、自社HPのトップページや企業概要や名刺などへの住所掲載はできません。
しかし、ハンドメイド作家さんがminneやCreemaのショップページに掲載する「特定商取引法に基づく表記」での使用は可能です。
ハンドメイド品のネット販売を目的として利用する場合、ミニマムプランの範囲で充分プライバシーは守れます。
バーチャルオフィス1を選んだ理由
気軽にWeb掲載できる住所がほしい。
さつきやは新しいバーチャルオフィス・サービスを探すことになりました。
色々と検討した結果、バーチャルオフィス1に決定しました。
選んだ一番の理由は「安い」「欲しい機能がある」、この2つでした。
ものすごくシンプルですね（笑）
これまで利用していたDMMバーチャルオフィスの料金は月額660円。
バーチャルオフィス1は月額880円。
Web掲載可能な住所を利用できるうえ、ほかの機能についても特に不便になる点はありません。
大変ありがたいサービス内容と料金設定です。
| DMMバーチャルオフィス・ミニマムプラン | バーチャルオフィス1 |
|---|---|
| 特商法表記・送り状への住所掲載のみ可 | HP・名刺などにも掲載可 |
| 郵便物の来店受け取り可能 | 同等のサービスあり |
| 郵便物の転送頻度：週1回 | 同等のサービスあり |
| 荷物受取 ・返品 / 返送 ・自治体からの税金関連書類 ・上記対象品の宅配を含む荷物 | 郵便物全般 ※DM破棄サービスあり（無料） |
| 荷物が届いた際のLINE通知あり | 同等のサービスあり |
【宅配の返送物はどうなる？】
バーチャルオフィス1では、郵便物については代理で受け取り、転送してもらえます。
しかし、宅配便については転送サービスの対象外のようです。
そこで、ハンドメイド販売をするさつきやは一つ疑問が浮かびました。
発送トラブルなどで商品が返送になった場合、レンタル住所宛に届く宅配便はどうなる？
バーチャルオフィス1では、基本サービスとして以下の機能を利用できます。
宅配便が届いた際は不在票の通知を受けたり、配送業者と連絡を取ったりすることが可能です。
実際にこれらのサービスを体験する機会があれば、またレポートさせていただきます。
バーチャルオフィス1の申込体験レポート
以前、お世話になったDMMバーチャルオフィスについて。
その後、会社を変更しようと思った理由についてお話ししました。
ここからは、これからお世話になるバーチャルオフィス1について申し込みから利用開始できるまでの体験レポートをお届けしたいと思います。
バーチャルオフィス1とは
まずは、バーチャルオフィス1について簡単にご紹介したいと思います。
バーチャルオフィス1は、株式会社ナレッジソサエティが運営するバーチャルオフィス・サービスです。
基本プランは1種類ですが、単月契約と年間契約で料金が異なります。
さつきやは年間契約を選びました。
基本サービス以外の機能を追加する場合は、オプション料金が別途発生します。（一部無料オプションあり）
| DM破棄 | 0円 |
| スポット転送 | 550円＋発送費用 |
| 時間外郵便受取ポスト | 月額2,640円（年払い） |
| 会議室 | 渋谷店：1時間1,100円 神保町店：なし 広島店：要問い合わせ |
| 郵便物開封スキャン | 月額880円（2枚目以降+440円） |
| 高速転送&追跡オプション | 月額880円+郵送費用 |
| ワークスペース | 月額8,800円 |
| 定款保管 | 月額880円 |
そのほか、郵便物の転送を利用した場合は転送費用が必要です。
バーチャルオフィス1のご紹介は以上です。
次から、実際の申込体験についてレポートしていきます。
必要書類・その他の準備
バーチャルオフィスを申し込むには、どこの会社でも基本的に審査があります。
その際に必要書類を提出するため、前もって準備しておきましょう。
提出書類はバーチャルオフィス会社によって異なります。
バーチャルオフィス1の場合、個人契約では以下の書類や準備物が必要でした。
※法人契約の場合は提出書類が異なります。詳細は公式サイトをご確認ください。
住民票
住民票は発行から3か月以内のものが必要です。
自治体やご自身の条件によっては、コンビニ交付で取得できる場合もあります。
さつきやの場合は、住民票と印鑑登録証明書をコンビニ交付で取得しました。
記載項目の選択について
住民票をコンビニ交付する場合、いくつか記載の有無を選択する項目があります。
バーチャルオフィス1では、住民票の記載項目について具体的な指定は掲載されていませんでした。
正直、こういう書類関係が苦手なさつきやは少し…だいぶ悩みました。
ですが、必須項目があるのであれば、その旨の案内があるはず。
契約者本人の住民票であれば最低限の記載で問題ないだろうと判断しました。
というわけで、さつきやが提出した住民票は以下の内容で発行しています。
結果として、上記の選択で発行した住民票を問題なく提出できました。
自治体によって選択項目は異なるかもしれませんが、参考になれば幸いです。
印鑑登録証明書
印鑑登録証明書は、発行から3か月以内の個人名義のものを用意します。
こちらも住民票と同様に、条件によってはコンビニ交付が可能です。
印鑑登録をしていない場合は、先に自治体の窓口で印鑑登録を行う必要があります。
さつきやも今回の申請にあたり、市役所で印鑑登録をしてきました。
印鑑は大昔に作っておいたものがあったので助かりました……。
顔写真付き身分証明書
身分証明書の中で、顔写真のあるものが必要になります。
さつきやは、マイナンバーカードを使用しました。
事業概要説明書類
事業の概要を説明する書類……。
何を提出すればよいのか、ハンドメイド作家さんにとっては困る人もいると思います。
実際、さつきやも困りました。
バーチャルオフィス1の公式サイトでは、事業概要説明書類について「具体的にどのような事業を行っている（行っていく）のか」「その事業を行うための知見や経験があるのか」が明確に伝わるものとされています。
個人契約の場合の一例としては、以下のようなものが挙げられています。
なるほど…。
どれも持ってない。
さて、どうしたものか。
ショップページのスクリーンショットでもOKだった
事業概要説明書類が不十分だと、審査に通過できないことがあるそうです。
どうしよう……。
ちょっと待って。
「入会希望者本人の経歴がわかるWebページ等のコピー」なら用意できるかもしれない。
さつきやは販売サイトのminneやCreemaに販売者として出店をしています。
そのショップページのスクリーンショットを提出してみることにしました。
Webページと書かれていたので、自身のWebサイトを持っていないといけないのかと思ってしまいました。
※「私立さつきや図書館」は独自のWebサイトではありますが、バーチャルオフィスの住所を借りる目的とは直接関係がないため、提出書類としては不適切だと判断しました。
バーチャルオフィス1の公式サイトをさらに読み進めると、Webページのコピーについては以下の要素が必要とのことでした。
申請で提出できる事業概要説明書類は最大2種類です。
そこで、さつきやは以下の2つを提出しました。
ショップページのスクリーンショットを提出する場合は、以下のポイントを押さえておくことをおすすめします。
【スクリーンショット提出時のポイント】
若干不安ではありましたが、結果としてこの内容で無事に審査を通過できました。
その他、用意するもの
「提出書類」ではないものの、申請時に必要だったものをご紹介します。
クレジットカード
支払いのために必要です。
さつきやの場合は銀行のデビットカードを利用しましたが、問題なく決済手続きができました。
スマートフォン
顔写真付き身分証明書を提出する際に必要です。
あらかじめ撮影しておく必要はありません。
提出時に撮影した画像がそのまま送信されるシステムになっていました。
PDFファイルへ変換する手段
提出書類はPDFファイルで提出する必要があります。
あらかじめPDFファイルを作成できる手段を用意しておくとよいでしょう。
バーチャルオフィス１公式サイトで申し込み画面へ
必要書類が揃ったら、いよいよ申し込みです。
バーチャルオフィス1の利用申し込みは公式サイトから行えます。
申し込みフォームへ進むには、まず申込案内ページに入ります。
以下の手順で申込フォームまで進みましょう。
- 「お申し込みのご案内」ページへ入る
- 「個人（法人を設立予定）の方のお申込み」ボタンを押す
- 個人向けの申し込みフォームが表示される
バーチャルオフィス1 お申し込みフォームの入力
個人向けお申し込みフォームに入ったら、必要事項を入力していきます。
【サービス選択】
開始月も選択できます。
「最短」を選ぶと、必要な手続き後にすぐ利用できるようになります。
さつきやも「最短」を選択しました。
【オプション選択】
さつきやの場合、無料オプションのDM破棄のみ申し込みました。
その他、バーチャルオフィス1を利用するうえで必要な情報の入力や選択をしていきます。
必要書類3種類も、このフォームで提出します。
WEBサイトやSNSについて
申込フォームの入力項目に「WEBサイトやSNS（事業概要やご自身の経歴を補足するものとして）」というものがあります。
事業の内容や実績を示すものとして、事業概要説明書類を提出しますが、その補足的な役割の項目のようです。
「WEBサイトやSNS」は3つまでURLで提出
「WEBサイトやSNS」はファイル形式ではなく、URLを記載して提出します。
Web上の活動の中で、できるだけご自身の活動がどんなものかを伝えられるものを記載しましょう。
「WEBサイトやSNS」は最大3つ提出できます。
さつきやは、以下3つのURLを提出しました。
必要な項目の入力とファイル提出が完了したら、次へ進みます。
次のページでは入力内容の確認があります。
内容に問題がなければ、そのまま手続きを進めましょう。
本人確認
フォーム申請から進むと、次に本人確認のページに移ります。
さつきやの場合、申請はPCから行っていました。
そのため、画面には「下記のQRコードをスマートフォンで読み込んでください。」という案内とQRコードが表示されました。
本人確認はスマホで行う
QRコードを読み込むと、スマートフォンで本人確認手続きを進められるようになります。
まずは本人確認書類を選択します。
さつきやの場合はマイナンバーカードを選びました。
書類を選択するとカメラ機能が起動します。
指示に従い、本人確認書類を以下の角度からそれぞれ撮影しました。
これで本人確認は完了です。
上手く撮影できなかった場合は撮り直しも可能でした。
【注意点】スマホ操作中もPCは閉じない
本人確認の画面にも注意書きがありますが、スマートフォンで本人確認を行っている間、PC画面を閉じないようにしましょう。
実際に本人確認が完了するとわかりますが、PC画面とスマートフォン側の手続きは連動しています。
申請手続き完了・審査結果待ちに
本人確認が終わると、申請手続きはひとまず完了です。
PC・スマートフォンともに申込ページへ戻ります。
ここからはバーチャルオフィス1側の審査が始まります。
審査結果の連絡メールを待ちましょう。
バーチャルオフィス1から審査結果が届く
しばらく待つと、申請フォームで入力したメールアドレス宛に「審査完了のお知らせ」が届きます。
結果は……
無事、審査に通過しました！
2時間未満で審査結果が来た
ちなみに、さつきやが申請を完了させたのは平日の午前10時頃です。
審査結果が届いたのは同じ日の午前11時40分頃でした。
あくまで今回の場合ですが、1時間40分くらいで審査が完了したことになります。
対応の早さにびっくりです。
支払い手続きへ
メールには、入会金や利用料金を支払うためのURLが記載されています。
リンク先でクレジットカード決済を行います。
さつきやの場合、入会金+年間契約で合計16,060円を支払いました。
支払い後すぐにバーチャルオフィスが利用可能に
リンク先で支払いを終えると、すぐにメールが2通届きました。
さつきやはサービス開始月で「最短」を選択していました。
そのため、審査に通過して支払いを終えると、すぐにサービスを利用できる状態になったようです。
バーチャルオフィス1から届いたメールには、利用開始に関する案内やマニュアルも記載されていました。
このあと、メールの指示に従ってLINEの登録なども行います。
が、ひとまずこれでバーチャルオフィス1を利用できるようになりました。
バーチャルオフィス1を申し込んでみた感想
今回は、バーチャルオフィス会社の変更を考え始めたところから、バーチャルオフィス1への申し込み完了・利用開始までを体験レポートとしてまとめてみました。
最後に、実際に利用開始まで進めてみた感想をまとめます。
書類準備について
これはどこのバーチャルオフィス・サービスでも共通だと思いますが、住民票などの書類をそろえるのはやはり少し大変でした。
以前に利用していたDMMバーチャルオフィスでは印鑑登録証明書の提出は不要でした。
今回はじめて市役所で印鑑登録を行いましたが、良い経験になったと思います。
申請フォームの入力について
申請フォームは簡単に思えて、慎重になると意外と時間がかかります。
さつきやの場合は、提出するスクリーンショットを撮影したり、書類をPDFへ変換したり、全体で1時間前後かかりました。
入力内容や、提出するファイルを間違えていないか、時間をかけて丁寧に入力していくことは悪いことではないと思います。
提出書類や入力項目に不備があると審査にも影響する可能性があります。
前もって準備をしたうえで、時間に余裕のあるタイミングで落ち着いて行うことをおすすめします。
入力する内容自体は、事前に準備をしておけば特に困ることはありませんでした。
対応の早さについて
バーチャルオフィス1の公式サイトには「審査結果は最短即日」と記載されています。
審査結果の最短即日は本当でした。
もちろん、申請する曜日や時間帯によっても異なると思います。
ですが、平日の午前10時頃に申請したさつきやの場合は、約1時間40分で審査結果が届きました。
支払いもすぐに行えば、その日のうちに利用を開始できます。
料金について
実際に支払いをするまでは、正直、疑っていました。
大きく表示されている料金以外にも何らかの費用がかかるのではないか、と。
難しい条件が付いていて、結局は保証金や郵送費用のデポジットなどが必要なのかな、と。
ですが、実際に請求されたのは公式サイトに記載されていた16,060円のみでした。
思わぬ追加費用などがなく、わかりやすい料金体系だったので安心しました。
ハンドメイド販売でもバーチャルオフィスの審査に受かる
事業内容を証明する書類やURLの提出は、個人規模で活動しているハンドメイド作家として少し不安がありました。
特にさつきやは、ハンドメイド販売用の独自サイトを持っていません。
DMMバーチャルオフィスを利用していたものの、ほかの会社の審査もに受かるかどうか自信がありませんでした。
ですが、これまでの活動内容や実績をきちんと示すことができれば、ハンドメイド作家でもバーチャルオフィスの審査に通過できることがわかりました。
ハンドメイド作家さんによって必要なサービスや重視するポイントは異なるでしょう。
今回、費用面やサービス内容を検討した結果、さつきやは「バーチャルオフィス1」を選びました。
ハンドメイド販売で利用するバーチャルオフィス会社として選択肢の一つになるのではないかとおもいます。
今回のバーチャルオフィス1を申し込んでみたさつきやの体験レポートは以上です。
バーチャルオフィスを申し込みからレポートできる機会はあまりないので、ご参考になればと思い記事にしました。
バーチャルオフィスにご興味のあるハンドメイド作家さんにとって、少しでもお役に立てれば幸いです。
お読みいただき、ありがとうございました
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